La confirmation d’un rendez-vous par message est un procédé de plus en plus privilégié par les entreprises de services ou les professionnels de santé. Ce système permet en effet de réduire considérablement les rendez-vous manqués. Découvrez alors les différentes étapes pour mettre en place un SMS de confirmation de rendez-vous.
Mettre en place des SMS de confirmation automatisés
L’automatisation d’un SMS de confirmation de rendez-vous permet de faciliter la tâche en matière d’envoi. En effet, envoyer les SMS individuellement et manuellement peut présenter des risques d’oubli, mais aussi de réduire la productivité des employés.
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Rédiger un contenu adapté
Un SMS de confirmation de rendez-vous est un SMS professionnel qui présente des renseignements précis et importants aux clients. Ce message résume ainsi les services demandés par le client, la date et l’heure convenus.
Il est même possible d’ajuster le message à diffuser selon le client. En effet pour un nouveau client, il est recommandé d’inclure plus d’informations, surtout pour le lieu de rendez-vous.
Vous pouvez même ajouter un lien dans le SMS qui redirigera le client vers une carte interactive.
Bien évidemment, le contenu du SMS peut varier en fonction des clients, mais aussi selon votre domaine d’activité.
Choisir le moment idéal pour l’envoi du SMS de confirmation
L’envoi d’un SMS de confirmation de rendez-vous peut se faire à plusieurs moments :
- Après la prise de rendez-vous par le client,
- La veille du rendez-vous,
- 48 heures avant le rendez-vous.
Ce moment doit être aussi établi selon la politique d’annulation de l’entreprise. Ainsi, si l’annulation peut se faire 24 heures avant le RDV, il est judicieux de transmettre le SMS de confirmation 48 heures avant la date prévue. Ceci permet également d’éviter des coûts d’annulation.
Mettre la date, l’adresse et l’heure
Dans ce type de message, les informations telles que la date, l’heure et le lieu sont essentielles pour que le client puisse prendre la bonne décision. Ainsi, lorsque vous rédigez le contenu du SMS, vous devez mettre ces informations en avant pour qu’elles soient bien visibles pour le client. Pour plus de précisions, le lieu du rendez-vous doit s’accompagner d’une adresse précise.
Inclure les conditions d’annulation
Il est important de bien renseigner le client concernant les conditions d’annulation. Ainsi, si vous avez tendance à exiger un acompte, vous devez mentionner dans le SMS, le montant déjà payé et le coût d’annulation.
Vous devez bien détailler votre politique pour éviter les problèmes ou les retours négatifs. D’ailleurs, en cas de problème, ce SMS peut servir de justificatif.
Insérer un CTA
La plupart des entreprises oublient souvent d’ajouter un Call To Action dans leur SMS de confirmation aux clients. Pourtant, le CTA est un élément primordial pour la décision du client et surtout pour lui faire comprendre le principal but de l’envoi du SMS. Sans un Call To Action, vous n’aurez pas la possibilité de confirmer le choix du client (confirmation, annulation…).
